المحاضرة السابعة - نظرية وتصميم المنظمة - 1/12/2012

 المحاضرة السابعة - نظرية وتصميم المنظمة - 1/12/2012  كتبها : كريم السيد  الفصل الخامس : هيكل تصميم المنظمات صفحة 115 يجب علينا أول...

 المحاضرة السابعة - نظرية وتصميم المنظمة - 1/12/2012
 كتبها : كريم السيد 

الفصل الخامس : هيكل تصميم المنظمات صفحة 115

يجب علينا أولاً أن نعرف الفرق بين الهيكل التنظيمى وبين الخريطة التنظيمية ؛ فالخريطة ما هى إلا رسم بيانى يوضح ويعكس الهيكل التنظيمى حيث أنها الشكل الذى يوضح ويوصف مجموعة المراكز والخطوط التى تربط بين أقسام المنظمة المختلفة .

س : ماهى الأمور الأساسية الواجب توافرها عند بناء الهيكل التنظيمى ؟

1) معرفة أنشطة العمل .
2) معرفة علاقات السلطة بين الأقسام المختلفة فى المنظمة .
3) بناء المكونات الأساسية للهيكل كالأقسام والوحدات .

وتوجد عدة أنواع للهياكل التنظيمية نذكر منها :

* الهيكل الوظيفى .
* الهيكل السلعى .
* الهيكل الجغرافى .
* الهيكل على أساس العملاء .
* الهيكل المصفوفى .

ونتناولها تفصيلاً كالتالى :

(1) الهيكل الوظيفى :

يمكننا التعرف على هذا الهيكل التنظيمى بمجرد إمعان النظر إلى الصف الأول فنجد أنه يتشكل من شخص على رأس الهيكل يدعى الرئيس ومن ثم تتشعب الإدارات المختلفة ففى الكليات مثلاً عميد الكلية ثم الوكلاء ثم رؤساء الأقسام وهكذا ؛ فمعناه بمجرد ما أن نجد أنشطة وظيفية بعد الرئيس مباشرة فهذا هو نوع الهيكل الوظيفى . (لاحظ الشكل الموضح بالكتاب)

(2) الهيكل السلعى :

أو يطلق علية فى بعض الأحيان " متعدد الأقسام " وفى مثل هذا النوع يلاحظ محدودية المنتجات أة المخرجات وعليه يتم تصميم الهيكل على أساس المخرجات من كل قسم ؛ ولمعرفة نوع الهيكل ينظر إلى المستوى الثانى نجد أن كل ما تحتاجة المنظمات من تسويق ؛ تمويل ؛ موارد بشرية ؛ إنتاج توجد داخل كل قسك إنتاجى ومن أشهر أمثلة مثل هذا النوع مصانع الإلكترونيات لديها قسم للغسالات وآخر للثلاجات وأخر للتليفزيونات وكل قسم من تلك الأقسام يعتبر وحدة مركزية خاصة أو ما يطلق عليه بمركز ربحية خاص SBU ويلاحظ هنا وجود إزدواجية فى الأنشطة نتيجة لتواجد كل المهام فى كل الأقسام ينتج عن تلك الإزدواجية وجود طاقات عاطلة فى تلك الأقسام .(لاحظ الشكل الموضح بالكتاب)

(3) الهيكل الجغرافى :

وهو مايطلق عليه " متعدد الجنسيات " وتحتاج المنظمات لمثل هذا النوع من الهياكل عندما تعدد وتتشعب إحتياجات ورغبات المستهلكين وطلباتهم وأذواقهم من مكان لآخر بل من دولة لآخرى ومن إقليم لآخر والمثال الواضح لنا هو البنوك فحاجة البنوك إلى فتح فروع عديدة فى أمكان مختلفة من أنحاء العالم إنما لمواجهة إختلاف الرغبات والأذواق المختلفة .(لاحظ الشكل الموضح بالكتاب)

(4) الهيكل على أساس العملاء :

ويظهر هذا النوع من الهياكل التنظيمية لتقسيم المنتجات ومخرجات المنظمة على حسب كل نوع كل عميل والمثال الواضح هنا هو صناعة الملابس تنقسم إلى ملابس للأطفال ؛ للسيدات ؛ للرجال فيكون التقسيم ناتج عن تقسيم العملاء .(لاحظ الشكل الموضح بالكتاب)

(5) الهيكل المصفوفى :

هو نوع من الهياكل يمزج بين نوعيم مختلفين من الهياكل الماضية فقد يكون الهيكل المصفوفى " وظيفى – جغرافى " وقد يكون " وظيفى - سلعى " ومثال ذلك شركات المقاولات تكون الشركة فى هيكلها وظيفية لوجود الأنشطة الوظيفية بعد الرئيس مباشرة من تسويق وإنتاج وموارد بشرية ولكن فى نفس الوقت تكون هناك إدارة متخصصة لمشروع محدد بعينه تحت وظيفة أخرى هى إدارة المشروعات وهنا الشكل كالتالى :

وكل وحدة من " ×× " تسمى أفقياً لإدارة سلعية ورأسياً لإدارة وظيفية ولكن هذا النوع من الهياكل يخل بمبدأ أساسى وهام من مبادىء الإدارة هو مبدأ وحدة القيادة " وحدة الإشراف " ؛ " وحدة الأوامر" ولكنه يعتمد على فكرة مشاركة الموارد والذى يعنى قاعدة " 1 + 1 = 3 " فمثلاً لا تحتاج المنظمة إلى ثلاثة أوناش لتشغيل المشروعات المختلفة هنا ولكنها تحتاج فقط إلى ونش واحد يتم تقسيم ساعات عمله على المشاريع الثلاث بشكل نسبى .

توضيح للهياكل السابقة من حيث البيئة والتكنولوجى والحجم المناسب لكل هيكل , ايضا مع توضيح مزايا وعيوب كل هيكل :-

مكونات الهيكل التنظيمى " هنرى منتزبرج "

أى هيكل تنظيمى نستطيع أن نميز فيه بين 5 مكونات أساسية :
 الإدارة العليا : هم مجموعة المديرين الموجودين على قمة الهرم التنظيمى " رئيس مجلس الإدارة ؛ العضو المنتدب ؛ المدير التنفيذى ؛ وما يليهم من وكلاء الإدارة العليا "
 الإدارة التشغيلية : هى الإدارة المسئولة عن ممارسة النشاط الرئيسى الذى أنشأت من أجلة المنظمة كالأطباء فى المستشفيات .
 الإدارة الوسطى : هى الإدارة المسئولة عن العمل الإدارى كما أنها حلقة الوصل بين الإدارتين العليا والتشغيلية وتوجد وحدات إلى جانبها تساعدها فى القيام بهذ الدور كالوحدات الداعمة " وهى من تتولى أعمال السكرتارية – العلاقات العامة – الشؤون القانونية " ؛ الوحدات الإستشارية " وهى المسئولة عن ممارسة أعمال التخطيط والرقابة وتوفير المعلومات "

- ويلاحظ أن كل تلك الوحدات يربطها معاً ما يسمى بالأيدولوجية " وهى مجموعة الأفكار- المفاهيم - المعتقدات - المذاهب " ويطلق عليها حالياً الثقافة التنظيمية وهذة القيم والمعتقدات والمفاهيم الموحدة هى التى تجعل هناك شىء من التجانس والترابط .

ولكن السؤال الذى يطرح نفسه هنا هو كيف يمكن التنسيق بين الإدارات المختلفة ؟ أو ما هى الآليات المتبعة للتنسيق بين الإدارات ؟

1) أسلوب الملائمة المباشرة : يتم فيه التنسيق من خلال تبادل المعلومات والتفاعل المباشرة بين الوحدات التنظيمية المختلفة .
2) التوجيه المباشر: يتم فيه التنسيق من خلال قيام شخص كالرئيس بتوجيه وإعطاء الأوامر للأفراد المشاركين فى هذا العمل .
3) تنميط العمليات : يتم التنسيق هنا من خلال التنميط لتلك العمليات التى تمارس وللوحدات عن طريق وضع إجراءات توضح بها تتابع أنشطة العمل وتصدر تعليمات لتحديد كيفية تنفيذ هذة الأنشطة .
4) تنميط المخرجات : ويتم فيه شكل محدد ومواصفات معينة لنواتج العمل وتتحدد تلك المواصفات فى إحدى الوحدات الإستشارية المسئولة عن عمليات التخطيط والرقابة .
5) تنميط المهارات : وذلك عن طريق توحيد مستويات المهارات والتدريب والمعرفة الفنية التى تجب توافرها فى العاملين فى الوحدات التنظيمية المختلفة ومثال ذلك التنسيق بين فريق الجراحين داخل غرفة العمليات وذلك حتى يستطيع كل فرد الإستجابة لتصرفات الآخرين بنفس القدر .
6) تنميط الأعراف : ويتم فيه التنسيق من خلال الإلتزام بأعراف ومعتقدات معينة فى آداء أنشطة عمل وعادة يتم نشر تلك الأعراف على مستوى المنظمة ككل بحيث يؤدى كل فرد عمله طبقاً لنفس تلك المفاهيم والأعراف والمعتقدات .

******* إنتهت المحاضرة *******